Para decidir si corresponde aceptar u ofrecer un regalo empresarial, conviene evaluar cinco aspectos: quién lo recibe, en qué contexto se entrega, con qué frecuencia, cuál es su valor y si existe una decisión pendiente que pueda verse influida. El análisis debe contrastarse con el Código de Ética, la política de regalos y las reglas aplicables a la relación comercial.

Un obsequio de bajo valor puede requerir revisión si se dirige a quien está seleccionando un proveedor. Del mismo modo, identificar un regalo como una atención de fin de año no resuelve por sí solo su aceptación. Para Compliance, el criterio central es preservar la independencia de las decisiones y poder explicar cómo se evaluó cada situación.

Regalos empresariales, conflictos de interés y soborno: qué distinguir

Un regalo empresarial no constituye automáticamente un soborno. Para evaluar el riesgo, conviene analizar si el beneficio busca influir indebidamente en una decisión o generar una ventaja impropia, además de revisar las condiciones de su entrega.

También corresponde distinguir tres planos:

• Cumplimiento de la política interna: si el regalo está permitido, requiere autorización o está prohibido por la organización.

• Conflicto de interés: si el beneficio puede comprometer, o hacer cuestionable, la independencia de quien interviene en una decisión.

• Posible soborno: si existen indicios de que el beneficio se ofrece o recibe para obtener una actuación indebida.

Superar un límite interno requiere aplicar el procedimiento previsto por la empresa, pero ese dato aislado no permite concluir que existió un delito. Tampoco corresponde anticipar un despido, una multa o una responsabilidad penal sin analizar los hechos y el marco aplicable.

Esta distinción ayuda a evitar dos errores: aceptar un regalo únicamente porque su valor es reducido o calificar como soborno cualquier incumplimiento de la política de obsequios.

Tres situaciones ilustrativas para aplicar los criterios

Los siguientes ejemplos son hipotéticos y tienen una finalidad explicativa. No corresponden a casos reales ni a investigaciones de Resguarda.

Una agenda corporativa sin negociación en curso

Un proveedor entrega una agenda institucional, de valor reducido y conocido, durante una visita comercial. No existe una contratación o renovación pendiente y la política interna contempla este tipo de atención.

La situación puede ser compatible con la política si se cumplen sus condiciones. Conviene verificar también si hubo otros regalos del mismo proveedor y si corresponde declararla o registrarla. El carácter promocional del objeto no reemplaza esa revisión.

Un regalo costoso antes de renovar un contrato

Un proveedor ofrece un artículo de valor elevado a la persona que participa en la evaluación de su renovación. Aunque lo presenta como un agradecimiento de fin de año, existe una decisión pendiente que beneficia al oferente.

La combinación de valor, destinatario y momento justifica una revisión previa por el área designada. La recomendación es no aceptar mientras se analiza la situación y aplicar las prohibiciones de la política, si corresponden. El ejemplo ilustra un riesgo que merece evaluación, sin afirmar por sí solo la existencia de soborno.

Varios obsequios pequeños de un mismo oferente

Una persona recibe distintos regalos de bajo valor de un mismo proveedor durante el año. Cada entrega, considerada por separado, parece compatible con el límite interno.

La revisión debería considerar la frecuencia y el beneficio acumulado, además de la relación comercial. Si la política solo contempla el valor por entrega, puede resultar útil revisar si ofrece criterios suficientes para analizar situaciones reiteradas.

Qué debería contemplar una política de regalos empresariales

Una política útil permite identificar qué está permitido, qué está prohibido y cómo resolver las dudas. Puede integrarse en el Código de Ética o desarrollarse en un documento específico, con referencias claras entre ambos.

Como criterio de gestión, conviene definir:

• Alcance: personas y relaciones comprendidas, así como reglas para ofrecer y recibir regalos.

• Tipos de beneficios: obsequios, invitaciones, viajes, atenciones u otros beneficios que requieran evaluación.

• Condiciones y límites: criterios de valor, frecuencia, contexto y restricciones aplicables.

• Autorizaciones: quién revisa los casos y cómo se gestionan las excepciones previstas.

• Declaración y registro: qué información conservar sobre la oferta, la decisión y su fundamento.

• Tratamiento de dudas: a qué área consultar y cómo proceder cuando el obsequio ya fue recibido.

El registro puede incluir oferente, destinatario, fecha, descripción, valor estimado, relación comercial, decisiones pendientes y resolución adoptada. Registrar una entrega facilita su revisión, pero no convierte en admisible un regalo prohibido.

También conviene evitar que la persona beneficiada sea la única que resuelva una situación dudosa. Contar con una instancia de revisión permite contrastar el caso con criterios comunes y documentar la decisión.

Cómo prevenir riesgos y gestionar alertas sobre regalos

Comunicar la política con instrucciones concretas

La difusión del Código de Ética resulta más útil cuando explica cómo actuar ante una oferta. Una comunicación previa a las fiestas puede recordar los criterios de evaluación, las prohibiciones, el circuito de consulta y las reglas de registro.

Para compras, ventas, dirección y otras áreas que intervienen en relaciones comerciales, conviene adaptar los ejemplos a las decisiones que toman. El mensaje debería permitir resolver una situación práctica: qué hacer, a quién consultar y qué información aportar.

Capacitar sobre decisiones y situaciones dudosas

Las capacitaciones pueden trabajar con escenarios como regalos reiterados, invitaciones durante una negociación o beneficios dirigidos a una persona específica. El objetivo es practicar la aplicación de la política y reconocer cuándo una decisión requiere revisión.

Esta formación complementa la comunicación interna y permite identificar dudas que el texto de la política todavía no resuelve con suficiente claridad.

Diferenciar consultas, registros y denuncias

Consultar si corresponde aceptar un regalo, declarar una atención recibida y reportar una posible irregularidad son acciones diferentes. Conviene explicar qué vía utiliza la organización para cada una.

Cuando existan indicios de presión, ocultamiento o intercambio de beneficios por decisiones, el canal de denuncias puede servir para reportar la situación y facilitar su evaluación. El reporte comunica hechos o sospechas; no determina por sí mismo que hubo soborno.

La Línea Ética de Resguarda permite reportar posibles irregularidades. Su módulo Resguarda Analytics facilita el análisis de los reportes mediante gráficos y filtros, lo que puede ayudar al Comité de Ética a revisar recurrencias y orientar acciones de prevención. Ese análisis depende de la información disponible y de la evaluación de los casos. Resguarda

Antes de la temporada de regalos, una revisión concreta consiste en comprobar si cualquier colaborador puede identificar qué aceptar, cuándo consultar y dónde dejar constancia. Si la respuesta depende de criterios improvisados, conviene aclarar la política y el circuito de decisión antes de que llegue la próxima oferta.

Para conocer las alternativas de recepción y gestión de reportes, consulte la Línea Ética de Resguarda.

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