Las investigaciones internas son una herramienta esencial dentro de los programas de integridad y compliance de las organizaciones. Permiten abordar denuncias recibidas a través del canal de ética, esclarecer hechos y tomar decisiones informadas. Sin embargo, su ejecución requiere planificación rigurosa, respeto por los derechos de las personas involucradas y cumplimiento estricto de las normativas legales, tanto internas como externas.

Cada etapa del proceso, desde la planificación hasta la destrucción de datos, implica riesgos legales y de privacidad que deben ser gestionados cuidadosamente. El tratamiento de información sensible, en entrevistas o datos personales, exige protocolos claros, políticas comunicadas y controles efectivos para evitar consecuencias como sanciones, demandas o daños reputacionales.

Por eso, es clave que las organizaciones se pregunten si están preparadas para investigar sin exponerse, ¿Cómo descubrir la verdad sin vulnerar la privacidad de los empleados ni incumplir regulaciones? La respuesta está en contar con políticas sólidas, procedimientos transparentes y una cultura ética que respalde cada acción. Solo así se garantiza que las investigaciones internas sean efectivas, legales y alineadas con los valores corporativos.

Debida Diligencia: Pilar legal de toda investigación interna

Las investigaciones internas son una herramienta vital para la gestión de riesgos y el compliance corporativo. Sin embargo, su ejecución debe ser impecable desde el punto de vista legal.

La Debida Diligencia es el conjunto de procedimientos que una organización implementa para investigar hechos sospechosos, asegurando el respeto a los derechos de todas las partes involucradas.

Podemos citar conceptos clave de aplicación:

• Transparencia: Aunque algunas investigaciones requieren confidencialidad, debe existir trazabilidad y documentación del proceso.
• No discriminación: Las investigaciones no deben basarse en prejuicios ni vulnerar derechos fundamentales.
• Fundamento legal: El interés legítimo de la empresa para cumplir sus obligaciones laborales, proteger su patrimonio y garantizar un entorno de trabajo seguro.
• Principio de necesidad y proporcionalidad: La recolección y uso de datos debe ser estrictamente necesaria para la investigación. No se puede acceder a más información de la requerida ni usarla para fines distintos.
• Principio de información y transparencia: Siempre que sea posible, los empleados deben ser informados sobre la existencia de una política de investigación y las bases legales para el tratamiento de sus datos.

Ejemplo práctico

Una empresa detecta irregularidades en los gastos de viaje de un empleado. Antes de iniciar una investigación debería realizar los siguientes pasos:

• Revisa la política interna de gastos.
• Consulta con el área legal o de compliance.
• Documenta cada paso del proceso.
• Garantiza que el empleado tenga oportunidad de defensa.

Protección de Datos Personales: Pilar legal fundamental

La capacidad de una empresa para tratar datos personales durante una investigación interna no es ilimitada. Se justifica por el interés legítimo de la organización para prevenir y detectar conductas ilícitas, siempre y cuando este interés no vulnere los derechos del denunciante, empleados y personas que formen parte del proceso.

Las investigaciones internas suelen implicar el tratamiento de datos personales sensibles. Por ello, deben cumplir con las normativas como la Ley de Protección de Datos Personales en países de América Latina como también aquellos países alcanzados, por ejemplo, por la norma europea y deberán cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos RGPD.

Principios clave:

• Finalidad específica: Los datos deben usarse sólo para los fines de la investigación.
• Minimización de datos: Solo se deben recolectar los datos estrictamente necesarios.
• Consentimiento o base legal: En algunos casos, se requiere consentimiento; en otros, basta con una base legal legítima.
• Seguridad: Los datos deben estar protegidos contra accesos no autorizados.

Etapas del proceso de investigación interna y sus riesgos legales

En este apartado, enunciamos las etapas fundamentales de la investigación interna y los riesgos de privacidad asociados a cada una.

FASE 1: Planificación y Definición del Alcance

Toda investigación comienza con una planificación clara. Es fundamental definir qué se investigará, por qué y quiénes serán los responsables del proceso.

Buenas Prácticas:

• Establecer objetivos concretos
• Designar un equipo multidisciplinario (Compliance, legal, Gestión de Personas, según corresponda)
• Documentar el alcance y los límites de la investigación.

Riesgo de privacidad: No definir el alcance puede derivar en la recolección excesiva de datos, incluyendo información personal no relevante ni justificada.

FASE 2: Recopilación de Pruebas

Esta es la etapa más sensible desde el punto de vista legal y ético. Implica revisar documentos, registros de acceso y realización de entrevistas, entre otras técnicas.

Buenas prácticas:

• Contar con políticas internas
• Informar a los entrevistados sobre el propósito de la reunión y la confidencialidad del proceso.
• Obtener el consentimiento para el tratamiento de datos personales, cuando sea posible.

Riesgo de privacidad:

• Acceder a cuentas personales o información privada sin justificación.
• No informar a los empleados sobre el uso de sus datos
• Tratar datos sensibles sin base legal adecuada.

FASE 3: Análisis de Información

Una vez recopiladas las pruebas, se procede al análisis. Este debe ser objetivo, imparcial y centrado en los hechos directamente relacionados con la investigación.

Buenas Prácticas:

• Evitar juicios de valor o suposiciones
• No utilizar información personal irrelevante
• Garantizar la trazabilidad del análisis

FASE 4: Conclusiones y Toma de Decisiones

Las decisiones deben basarse exclusivamente en hechos probados. La comunicación de los resultados debe ser proporcional y respetuosa, revelando sólo la información necesaria.

Buenas Prácticas:

• Comunicar los hallazgos a las partes involucradas de forma clara.
• Documentar la decisión y sus fundamentos legales.
• Evitar la exposición innecesaria de datos personales.

Riesgo de Privacidad: Divulgar datos sensibles sin justificación legal puede generar responsabilidad legal y dañar la reputación de la organización.

FASE 5: Eliminación Segura de Datos

Una vez finalizada la investigación, los datos personales deben ser eliminados de forma segura, salvo que exista una obligación legal de conservarlos (por ejemplo, por auditorías o litigios)

Buenas Prácticas:

• Establecer políticas de retención y destrucción de datos.
• Utilizar métodos seguros de eliminación (borrado digital, destrucción física)
• Registrar la eliminación como parte del cierre del caso.

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Conclusión: Investigaciones efectivas, legales y éticas

Las investigaciones internas son una herramienta poderosa para proteger la integridad de las organizaciones. Sin embargo, deben realizarse con rigurosidad legal, respetando la privacidad y los derechos fundamentales de todos los involucrados. La debida diligencia y la protección de datos no son obstáculos, sino garantías de que el proceso será justo, ético y legal.

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