Introducción
Ante la recepción de un nuevo caso en el canal de denuncias éticas, se activa el proceso de planificación conforme a la Política y Procedimiento de Investigaciones Internas de la organización. Esta etapa exige planificación estratégica, metodología técnica y principios éticos inquebrantables.
Como primer paso, se analiza el caso, se define una carta Gantt con las acciones a seguir, y se identifican las partes intervinientes, asegurando una conducción ética, ordenada y transparente.
Este enfoque complementa lo desarrollado en nuestras notas sobre Gobernanza ética y cultura de integridad y SIGI e ISO 37002: sistema de gestión de irregularidades y cumplimiento normativo, donde se abordan los fundamentos que sostienen una gestión de cumplimiento eficaz.
Principios fundamentales de toda investigación
Las investigaciones internas son procesos complejos y dinámicos que requieren el cumplimiento de lineamientos fundamentales para toda investigación y gestión de indagación:
1. Confidencialidad: significa que todo el proceso y su contenido sólo deben comunicarse y tratarse con las personas individualmente identificadas, bajo el criterio de la Necesidad de Saber. En el proceso tendremos información a resguardar su confidencialidad como, por ejemplo: a) el motivo o causa de la denuncia; 2) el hecho materializado; 3) el desarrollo, sus pruebas y evidencias; 4) los hallazgos; 5) informes y reportes; 6) cierre y planes de acción con el caso.
2. Documentación: deben evidenciarse todos los actos y acciones del análisis del caso.
3. Veracidad: la investigación debe buscar el esclarecimiento de los hechos denunciados
4. Imparcialidad: los actores intervinientes en el proceso deben ejecutar sus acciones de manera objetiva y sin conflictos de interés en el caso.
5. Debida Diligencia y Profesionalismo: las investigaciones deben ser realizadas por personal con idoneidad, responsabilidad, conocimientos técnicos (según el caso) y el entrenamiento para realizar la investigación
6. Legalidad: cumplimiento de las legislaciones locales e internacionales de aplicación a la organización y al debido proceso
7. Respeto: presentar habilidades comunicacionales de buenos modales, escucha activa y buen trato a todas las partes intervinientes
8. Expedición: para la efectividad y veracidad en el canal ético, es necesario poder brindar un proceso de investigación con productividad y cumplimiento de parámetros de tiempo.
Planificación y estrategia de investigación
La planificación de la Investigación es importante porque ahorra tiempo y recursos, evita problemas de logística en la ejecución de la investigación, y asegura que se apliquen las políticas y procedimientos.
A continuación, detallamos los elementos a tener en cuenta:
1. Inicio del proceso
- Dimensión del problema
- Objetivo estratégico de la investigación
- Liderazgo y equipo investigador:
- Selección del líder en base al tema técnico
- Asignación de roles en base al rango jerárquico de los involucrados para evitar conflictos de intereses
- Diversidad de perfiles para contar con una visión integral
- Medidas provisionales: acciones preventivas conforme a la normativa, según el involucramiento de empleados, ejecutivos o miembros del directorio.
2. Definición del alcance
- Cantidad de involucrados: registro inicial que puede ampliarse en el proceso.
- Determinación de incumplimientos: identificación de infracciones internas y externas.
- Extensión del daño: evaluación de riesgos materializados y potenciales
- Impacto económico: estimación preliminar del perjuicio financiero
- Análisis de causa raíz: determinación de las fuentes que originaron el hecho.
3. Recopilación de información y manejo de evidencia
Esta implica la obtención, preservación y análisis de documentación relevante, que podría constituir evidencia legal. Será fundamental:
- Conservar los documentos sin alteraciones
- Respetar la cadena de custodia y las leyes de protección de datos
- Considerar la participación de peritos o escribanos según el caso
Riesgos por mala gestión de evidencia:
- Rechazo judicial del material
- Pérdida de credibilidad
- Calificación de la empresa como “no cooperativa”
4. Entrevistas
La preparación de la entrevista es clave para obtener información precisa. Se recomienda:
- Informar al entrevistado sobre su rol: testigo, implicado, especialista
- Definir tipo de entrevista en base a la diversidad de posibilidades para la indagación
- Determinar la necesidad o no de presencia legal
- Solicitar la autorización voluntaria del entrevistado para realizar la entrevista por escrito
- Prohibición de preguntas de intimidad o manipuladoras
Este enfoque se alinea con lo analizado en nuestra nota sobre Inteligencia Artificial aplicada a la línea ética, donde se explora el uso de tecnología para fortalecer estos procesos.
5. Informe final y seguimiento
El proceso concluye con la elaboración de un informe para la presentación en el Comité Resolutor del Canal Ético. En base a las definiciones, se establecerá un plan de acción y se realizará el seguimiento de los compromisos asumidos.
El servicio y software de Resguarda permite un “tracking” eficiente de los casos mediante una herramienta internacional de vanguardia e innovación tecnológica world class.
¿Está su empresa preparada para investigar internamente?
Muchas organizaciones cuentan con políticas y procedimientos orientados a prevenir irregularidades.
Sin embargo, cuando surgen situaciones – como sospechas de fraude, conflictos de interés, acoso laboral o incumplimientos normativos – aparecen interrogantes que no siempre tienen una respuesta clara:
- ¿Contamos con la objetividad, el rigor técnico y la confidencialidad necesarios para investigar internamente?
- ¿Sabemos cuáles son los riesgos del proceso de investigaciones internas?
- ¿Tenemos investigadores capacitados y con experiencia específica en investigaciones?
- ¿Disponemos de herramientas tecnológicas que permitan detectar señales de alerta – Red Flags y analizar los casos con eficiencia y efectividad?
- ¿Podemos garantizar la protección del denunciante y la integridad del proceso?
- ¿Hemos enfrentado investigaciones internas que, por fallas metodológicas, derivaron en materializaciones de riesgos reputacionales, legales, económicos, entre otros?
- ¿Existen casos pendientes de investigación que no podemos abordar por falta de expertise?
Estas preguntas no solo revelan posibles brechas en la capacidad interna de realizar investigaciones, sino que también evidencian la necesidad de actuar con responsabilidad y diligencia ante cada denuncia. La realidad es que no todas las empresas están preparadas para llevar adelante investigaciones internas con el nivel de especialización que estos casos requieren. En este contexto, contar con un equipo externo especializado no solo aporta imparcialidad, sino también metodologías probadas, conocimiento técnico y experiencia en el tratamiento de casos, alineados a las regulaciones locales y estándares internacionales.
Desde Resguarda, ofrecemos el Servicio de Investigaciones Internas con enfoque multidisciplinario, que acompaña a las organizaciones en el diagnóstico, la investigación y la gestión de riesgos éticos, legales y reputacionales. Aplicamos buenas prácticas reconocidas internacionalmente en temas como fraude, corrupción, lavado de activos, acoso, discriminación y otras conductas denunciadas, asegurando que cada paso se dé con la debida diligencia y respeto por las normas y valores institucionales.
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Enfoque normativo internacional
1- Guía del Departamento de Justicia de EE. UU.
El Departamento de Justicia de los Estados Unidos ha publicado una guía sobre la evaluación de programas de cumplimiento corporativo, disponible en justice.gov/criminal-fraud. Esta guía incluye una serie de preguntas clave para orientar el inicio y desarrollo de una investigación, bajo el apartado de “Reportes confidenciales e investigaciones”
A continuación, se presentan las principales áreas temáticas y preguntas sugeridas:
Efectividad
- ¿Cómo se han recopilado, analizado y utilizado los datos provenientes del canal ético?
- ¿Qué criterios se han aplicado para valorar la gravedad de las denuncias recibidas?
- ¿El equipo investigador y el responsable del canal tuvieron acceso completo a la información relevante?
Proceso de la Investigación
La guía recomienda verificar si el procedimiento aplicado incluye:
- Un alcance adecuado
- Opinión independiente, objetividad y efectividad
- Debida diligencia de los investigadores y los responsables del canal
- Documentación clara y conservación de evidencia
Resultado de la Investigación
Es importante considerar si se han identificado:
- La causa raíz de la irregularidad
- Vulnerabilidades en los sistemas o procesos
- Deficiencias en la rendición de cuentas de Altos Ejecutivos
- Planes de acción concretos para abordar los hallazgos
2-ISO 37008:2023 Investigaciones Internas
Proporciona un marco, incluyendo principios y directrices para la realización de las investigaciones para procesos eficientes y eficaces de aplicación a cualquier tipo de organización.
Podemos citar lineamientos que nos brinda como:
- Principios y valores
- Lineamientos para establecimiento de políticas y procedimientos
- Guía para las entrevistas
- Comunicación de resultados
- Seguimiento y planes de acción
Soluciones Resguarda para investigaciones internas
Resguarda provee una solución integral para la implementación y gestión de líneas éticas, adaptadas para la efectividad del Proceso de Investigaciones Internas y cumplimiento con las normativas locales e internacionales de Cumplimiento Normativo con características como:
- Plataforma certificada, segura y trazable
- Cumplimiento local e internacional
- Acompañamiento normativo y técnico
- Innovación tecnológica constante
Conclusión
Investigar con integridad y estructura es fundamental para proteger la reputación organizacional y garantizar la rendición de cuentas. Un sistema como el de Resguarda permite profesionalizar esta función crítica.
