O canal de denúncias é uma ferramenta essencial para o fortalecimento de uma cultura organizacional baseada no valor de "fazer a coisa certa". Em caso de descumprimento das políticas internas, permite que diversos stakeholders vinculados à organização reportem desvios e/ou más condutas, contribuindo assim para a preservação da continuidade dos trabalhos e a sustentabilidade empresarial.

Esta análise complementa o trabalho desenvolvido no artigo sobre Governança Ética e Cultura de Integridade, que explora os pilares culturais necessários para sustentar um sistema de cumprimento eficaz.

A integração do canal de ética com as políticas, procedimentos e instruções internas não apenas garante a consistência na gestão, mas também estabelece uma estrutura clara para o comportamento esperado, promovendo uma forma de trabalhar alinhada aos princípios de ética, transparência e conformidade.

Objetivos e Finalidade do Canal

As principais diretrizes que garantem o sucesso da gestão do canal de denúncias e sua integração com as políticas internas da organização são detalhadas a seguir:

Garantir disponibilidade e visibilidade 24/7, para todas as pessoas que têm acesso ao canal.

• Mitigar riscos decorrentes de não conformidades regulatórias ou éticas.
• Promover a melhoria contínua dos processos internos.
• Aumentar a transparência nas ações e decisões organizacionais.
• Proporcionar um espaço confiável para o relato de irregularidades.
• Incentivar a escuta ativa entre as partes interessadas.
• Consolidar uma cultura de comprometimento e conformidade.
• Prevenir sanções por má conduta por meio da detecção precoce.
• Detectar precocemente desvios de processos ou não conformidades legais.
• Facilitar a colaboração em processos judiciais, garantindo rastreabilidade e evidências.
• Contribuir para a eficiência e eficácia operacional por meio da melhoria contínua dos processos de gestão e controle de condutas ilegais ou contrárias ao Código de Ética.

Para entender como essas práticas se alinham aos marcos regulatórios internacionais, recomendamos a leitura do artigo sobre Normas Internacionais para uma Linha Direta de Ética Eficaz, que aborda regulamentações como a ISO 37301, a ISO 37001 e a Diretiva Europeia 2019/1937.

A Resguarda oferece ferramentas acessíveis a todos os stakeholders, tendo o anonimato e a traçabilidade como pilares da sustentabilidade empresarial.

Políticas e Procedimentos Operacionais da Linha Direta de Ética

• Definição da política do canal: finalidade, requisitos de utilização e padrões de conduta.
• Procedimentos estruturados de investigação.
• Criação de um Comitê de Ética para apresentar, analisar, discutir e definir um plano de ação para as denúncias recebidas por meio do canal de denúncias da Resguarda.
• Avaliação do canal como parte do sistema de conformidade e boa governança corporativa.
• Incorporação das diretrizes do Programa de Prevenção ao Crime e Integridade, onde o Canal de Denúncias é uma ferramenta para prevenção e detecção de desvios e não conformidades.

As operações da organização devem estar alinhadas com o Código de Ética da organização, que define a estrutura para o comportamento esperado e as responsabilidades individuais.

Código de Ética: A Base de uma Cultura de Compliance

O Código de Ética é o documento que estabelece os princípios, valores e padrões de conduta que devem nortear as ações de todos os membros da organização.

Elementos mínimos que deve incluir:

• Objetivo e escopo do documento.
• Principais responsabilidades éticas.
• Princípios e valores da cultura da organização.
• Inclusão do canal de denúncias.
• Diretrizes para atuar com integridade em nosso ambiente de trabalho, respeitando as pessoas e os colaboradores, mantendo um bom relacionamento com clientes, fornecedores, acionistas e stakeholders que interagem com a empresa, e as definições de comportamento definidas pelo Conselho de Administração e pela cultura operacional.
• Diretrizes para atuar com integridade no mercado, com transparência, concorrência leal, conformidade regulatória e respeito e proteção da informação.
• Diretrizes para proteger a sociedade.
• Determinação de sanções, que discutiremos neste artigo.

Medidas Disciplinares para Descumprimento

Abaixo estão os principais elementos da Política e Procedimento de Sanções com base na Cultura de Conformidade Corporativa e Regulatória:

1. Política e Procedimento de Sanções

Diretrizes básicas a serem consideradas:

• Elaborar documentos com base nas diretrizes regulatórias e na Cultura de Ética e Compliance
• Obter aprovação operacional para sua implementação junto ao Conselho de Administração da organização
• Comunicar-se por meio dos canais autorizados da empresa
• Capacitar os funcionários e stakeholders que atuam na empresa
• Determinar sanções proporcionais às violações cometidas
• Garantir análise, suporte e evidências para a aplicação das sanções
• Elaborar relatórios e apresentações sobre a resolução dos casos

2. Lista de Desvios e Sanções

É nosso dever relatar de forma clara e transparente uma lista de não conformidades e as consequências de quaisquer atos impróprios cometidos.

Para tanto, fornecemos os principais "Problemas" aplicáveis:

● Desenvolver uma matriz de não conformidades que distinga entre:

1. Desvios "Formais": erros na aplicação de processos ou políticas;
2. Desvios "Substanciais": condutas que constituem falta grave ou crimes.

● Determinar as sanções a serem aplicadas, que, dependendo da não conformidade, podem incluir:

1. Advertência verbal;
2. Repreensão;
3. Suspensão do emprego ou do pagamento de salário;
4. Demissão disciplinar;
5. Demissão por justa causa e devido processo legal; entre outras categorias determinadas por cada organização.

3. Comitê de Ética e Resolução de Casos

Para garantir uma gestão ética eficaz, recomenda-se a criação de um Comitê de Ética com estrutura clara, funções definidas e processos formais de resolução de casos.

• Política e Estatuto de funcionamento: definir funções, responsabilidades, regras de tomada de decisão e formatos de relatórios.
• Composição do Comitê: Incluir pelo menos um membro do Conselho de Administração, o Responsável do Canal de Ética, representantes da Gestão de Pessoas, do Jurídico, da Auditoria e de outras partes interessadas relevantes que possam precisar participar, conforme necessário.
• Documentação Formal: Elaborar atas de cada reunião.
• Processo de Análise: Estabelecer o método para apresentação e avaliação de investigações decorrentes de denúncias.
• Protocolo de Sanções: Aplicar medidas disciplinares de acordo com a gravidade do caso e as políticas internas.
• Frequência das Reuniões: Definir uma frequência mínima para o acompanhamento dos casos.
• Monitoramento e Controle: Acompanhar as investigações e as sanções aplicadas, garantindo rastreabilidade e aprimoramento.

A gestão eficiente de canais também pode se beneficiar de tecnologias emergentes. Em nosso artigo sobre Inteligência Artificial aplicada à linha de ética, exploramos como o uso responsável da IA ​​melhora a traçabilidade, a análise de dados e a resolução de casos complexos.

Soluções Resguarda: Ética Aplicada com Tecnologia e Experiência

A Resguarda oferece um serviço completo, caracterizado por expertise especializada, inovação constante e adaptação às últimas tendências tecnológicas. Sua abordagem se baseia na escuta ativa das necessidades de seus clientes, promovendo a melhoria contínua e a conformidade regulatória regional e internacional.

Saiba mais em www.resguarda.com ou solicite uma demonstração personalizada para projetar um sistema de ética que proteja sua organização.

Conclusão

Cumprir as diretrizes internacionais não é mais uma aspiração, mas sim um requisito para qualquer organização séria. Integrar um canal de denúncias alinhado a esses padrões ajuda a mitigar riscos, fortalecer o compliance e construir uma cultura corporativa resiliente.

Solicite uma demonstração com a Resguarda e garanta a conformidade global do seu canal de denúncias.