Introdução

Quando um novo caso é recebido no canal de denúncias éticas, o processo de planejamento é acionado de acordo com a Política e Procedimento de Investigações Internas da organização. Esta etapa exige planejamento estratégico, metodologia técnica e princípios éticos inabaláveis.

Como primeira etapa, o caso é analisado, um diagrama de Gantt com as ações a serem seguidas é definido e as partes envolvidas são identificadas, garantindo uma conduta ética, ordenada e transparente.

Esta abordagem complementa o trabalho desenvolvido em nossas notas sobre Governança Ética e Cultura de Integridade e SIGI e ISO 37002: Sistema de Gestão de Irregularidades e Conformidade Regulatória, que abordam os fundamentos que sustentam uma gestão de conformidade eficaz.

Princípios Fundamentais de Qualquer Investigação

Investigações internas são processos complexos e dinâmicos que exigem o cumprimento de diretrizes fundamentais para qualquer investigação e gestão de investigações:

1. Confidencialidade: Significa que todo o processo e seu conteúdo devem ser comunicados e tratados apenas com pessoas individualmente identificadas, com base no critério de Necessidade de Saber. Ao longo do processo, teremos informações que devem ser mantidas em sigilo, tais como: 1) o motivo ou causa da denúncia; 2) o evento materializado; 3) o desenvolvimento, suas provas e evidências; 4) as conclusões; 5) relatórios; 6) encerramento do caso e planos de ação.

2. Documentação: Todos os atos e ações na análise do caso devem ser comprovados.

3. Veracidade: A investigação deve buscar o esclarecimento dos fatos relatados.

4. Imparcialidade: Os atores envolvidos no processo devem conduzir suas ações de forma objetiva e sem conflitos de interesse no caso.

5. Devida Diligência e Profissionalismo: As investigações devem ser conduzidas por pessoal com as idoneidade, responsabilidade, conhecimentos técnicos (conforme for o caso) e treinamento adequados para a condução da investigação.

6. Legalidade: Conformidade com as leis locais e internacionais aplicáveis ​​à organização e com o devido processo legal.

7. Respeito: Demonstrar boas habilidades de comunicação, escuta ativa e tratamento respeitoso de todas as partes envolvidas.

8. Expedição: Para eficácia e veracidade no canal ético, é necessário ser capaz de fornecer um processo de investigação produtivo que atenda aos parâmetros de tempo.

Planejamento e Estratégia da Investigação

O planejamento da investigação é importante porque economiza tempo e recursos, evita problemas logísticos na execução da investigação e garante o cumprimento das políticas e procedimentos.

Abaixo estão os elementos a serem considerados:

1. Início do Processo

Ao decidir iniciar o processo de investigação, é necessário determinar:

• Dimensão do problema

• Objetivo estratégico da investigação

• Liderança e equipe de investigação

• Seleção do líder com base no tópico técnico

• Atribuição de funções com base na hierarquia dos envolvidos para evitar conflitos de interesse

• Diversidade de perfis para fornecer uma visão abrangente

• Medidas provisórias: ações preventivas de acordo com a regulamentação, dependendo do envolvimento de funcionários, executivos ou membros do conselho.

2. Definição do Alcance

• Número de partes envolvidas: registro inicial, que pode ser expandido ao longo do processo.

• Determinação de incumprimentos: identificação de violações internas e externas.

• Extensão do dano: avaliação dos riscos materializados e potenciais.

• Impacto econômico: estimativa preliminar da perda financeira.

• Análise da causa raiz: determinação das fontes que levaram ao incidente.

3. Coleta de informações e gerenciamento de evidências

Isso envolve a obtenção, preservação e análise de documentação relevante, que pode constituir prova legal. Será essencial:

• Manter os documentos inalterados.

• Respeitar a cadeia de custódia e as leis de proteção de dados.

• Considerar o envolvimento de especialistas ou notários, conforme apropriado.

Riscos da má gestão de evidências:

• Rejeição judicial do material

• Perda de credibilidade

• Classificação da empresa como "não cooperativa"

4. Entrevistas

A preparação para a entrevista é fundamental para a obtenção de informações precisas. Recomenda-se:

• Informar o entrevistado sobre seu papel: testemunha, implicado, especialista

• Definir o tipo de entrevista com base nas diversas possibilidades da investigação

• Determinar a necessidade ou ausência de presença legal

• Solicitar autorização voluntária por escrito do entrevistado para conduzir a entrevista

• Proibição de perguntas íntimas ou manipulativas

Essa abordagem se alinha ao que foi discutido em nossa nota sobre Inteligência Artificial aplicada à linha de ética, que explora o uso da tecnologia para fortalecer esses processos.

5. Relatório Final e Acompanhamento

O processo se encerra com a elaboração de um relatório para apresentação ao Comitê de Resolução do Canal de Ética. Com base nas definições, será estabelecido um plano de ação e os compromissos assumidos serão monitorados.

O serviço e o software da Resguarda permitem um “tracking” eficiente dos casos, utilizando uma ferramenta internacional de ponta e inovação tecnológica de classe mundial.

Sua empresa está preparada para investigar internamente?

Muitas organizações possuem políticas e procedimentos voltados à prevenção de irregularidades.

No entanto, quando surgem situações — como suspeitas de fraude, conflitos de interesse, assédio no local de trabalho ou incumprimentos regulatórios — surgem perguntas que nem sempre têm respostas claras:

• Temos a objetividade, o rigor técnico e a confidencialidade necessários para conduzir investigações internas?

• Conhecemos os riscos do processo de investigação interna?

• Contamos com investigadores treinados e com experiência específica em investigações?

• Possuímos ferramentas tecnológicas que nos permitem detectar sinais de alerta e analisar os casos com eficiência e eficácia?

• Conseguimos garantir a proteção do denunciante e a integridade do processo?

• Já enfrentamos investigações internas que, por falhas metodológicas, levaram à materialização de riscos reputacionais, jurídicos e econômicos, entre outros?

• Existem casos pendentes que não podemos abordar por falta de expertise?

Essas questões não apenas revelam potenciais lacunas na capacidade de investigação interna, mas também destacam a necessidade de agir com responsabilidade e diligência em resposta a cada denúncia. A realidade é que nem todas as empresas estão preparadas para conduzir investigações internas com o nível de especialização exigido nesses casos. Nesse contexto, contar com uma equipe externa especializada não só proporciona imparcialidade, mas também metodologias comprovadas, conhecimento técnico e experiência no tratamento de casos, alinhadas às regulamentações locais e aos padrões internacionais.

Na Resguarda, oferecemos um Serviço de Investigações Internas com abordagem multidisciplinar, apoiando as organizações no diagnóstico, investigação e gestão de riscos éticos, legais e reputacionais. Aplicamos as melhores práticas internacionalmente reconhecidas em áreas como fraude, corrupção, lavagem de dinheiro, assédio, discriminação e outras condutas denunciadas, garantindo que cada medida seja tomada com a devida diligência e respeito às normas e valores institucionais.

Solicite uma demonstração personalizada em www.resguarda.com/contacto

Foco Regulatório Internacional

1. Orientações do Departamento de Justiça dos EUA

O Departamento de Justiça dos EUA publicou orientações sobre a avaliação de programas de cumprimento corporativa, disponíveis em justice.gov/criminal-fraud. Essas orientações incluem uma série de perguntas-chave para orientar o início e a condução de uma investigação, sob o título "Relatórios e Investigações Confidenciais".

Os principais tópicos e perguntas sugeridas são apresentados a seguir:

Eficácia

• Como os dados do canal de ética foram coletados, analisados ​​e utilizados?

• Quais critérios foram aplicados para avaliar a gravidade das denúncias recebidas?

• A equipe investigativa e o gerente do canal tiveram acesso total às informações relevantes?

Processo de Investigação

O guia recomenda verificar se o procedimento aplicado inclui:

• Escopo adequado

• Opinião independente, objetividade e eficácia

• Devida diligência dos investigadores e gestores de canal

• Documentação clara e preservação de evidências

Resultado da Investigação

É importante considerar se os seguintes itens foram identificados:

• A causa raiz da irregularidade

• Vulnerabilidades em sistemas ou processos

• Deficiências na responsabilização dos executivos seniores

• Planos de ação concretos para abordar as descobertas

2. ISO 37008:2023 Investigações Internas

Fornece um marco, incluindo princípios e diretrizes para a condução de investigações visando processos eficientes e eficazes, aplicáveis ​​a qualquer tipo de organização.

Podemos citar as diretrizes que ela fornece como:

• Princípios e valores

• Diretrizes para o estabelecimento de políticas e procedimentos

• Guia de entrevista

• Comunicação dos resultados

• Acompanhamento e planos de ação

Soluções Resguarda para Investigações Internas

A Resguarda oferece uma solução completa para a implementação e gestão de linhas éticas, adaptada à eficácia do Processo de Investigações Internas e ao cumprimento com as normas de Compliance locais e internacionais. Esses recursos incluem:

• Plataforma certificada, segura e rastreável

• Compliance local e internacional

• Suporte regulatório e técnico

• Inovação tecnológica constante

Conclusão

Investigar com integridade e estrutura é essencial para proteger a reputação organizacional e garantir a responsabilização. Um sistema como o da Resguarda permite profissionalizar essa função crítica.

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