El canal de denuncias es una herramienta esencial para fortalecer una cultura organizacional basada en el valor de "hacer lo correcto". Ante el incumplimiento de políticas internas, permite a los distintos actores sociales vinculados con la organización reportar desvíos y/o conductas indebidas, contribuyendo así a la protección de la continuidad laboral y la sostenibilidad empresarial.
Este análisis complementa lo desarrollado en el artículo sobre Gobernanza ética y cultura de integridad, donde se exploran los pilares culturales necesarios para sostener un sistema de cumplimiento efectivo.
La integración del canal ético con las políticas, procedimientos e instructivos internos no solo garantiza coherencia en la gestión, sino que también establece un marco claro de comportamiento esperado, promoviendo una forma de trabajar alineada con los principios de ética, transparencia y cumplimiento.
Objetivos y finalidad del canal
A continuación, se detallan los principales lineamientos que garantizan el éxito en la gestión del canal de denuncias y su integración con las políticas internas de la organización:
- Garantizar disponibilidad y visibilidad 24/7 para todas las personas que tienen acceso al canal.
- Mitigar los riesgos derivados de los incumplimientos normativos o éticos.
- Promover la mejora continua de los procesos internos.
- Aumentar la transparencia en las acciones y decisiones organizacionales.
- Brindar un espacio de confianza para reportar irregularidades.
- Fomentar la escucha activa de las partes interesadas.
- Consolidar una cultura de compromiso y cumplimiento.
- Prevenir sanciones por malas prácticas mediante la detección temprana.
- Detectar desvíos de procesos o incumplimientos legales en forma anticipada.
- Facilitar la colaboración en los procesos judiciales, asegurando trazabilidad y evidencia.
- Contribuir a la eficiencia y eficacia operativa con la mejora continua de los procesos para la gestión y control de conductas ilegales o contrarias al Código de Ética.
Para entender cómo estas prácticas se alinean con los marcos regulatorios internacionales, recomendamos revisar el artículo sobre Estándares internacionales para una línea ética efectiva, donde se abordan normativas como ISO 37301, ISO 37001 y la Directiva Europea 2019/1937.
Resguarda provee herramientas con accesibilidad para todas las partes interesadas, anonimato y trazabilidad como pilares de sostenibilidad empresarial.
Políticas y procedimientos de funcionamiento de la Línea Ética
- Definición de la política del canal: finalidad, requisitos de uso y normas de comportamiento.
- Procedimientos de investigación estructurados.
- Conformación de un Comité de Ética para la presentación, análisis, discusión y definición de un plan de acción frente a las denuncias recibidas en el canal de denuncias de Resguarda.
- Evaluación del canal como parte del sistema de cumplimiento y buen gobierno corporativo.
- Incorporación de los lineamientos del Programa de Prevención de Delitos e Integridad, en donde el Canal de Denuncias es una herramienta de Prevención y Detección de Desvíos e incumplimientos.
El funcionamiento debe estar alineado con el Código de Ética de la organización, que define el marco de comportamiento esperado y las responsabilidades individuales.
Código de Ética: base de la cultura de cumplimiento
El Código de Ética es el documento que establece los principios, valores y normas de conducta que deben guiar el accionar de todos los integrantes de la organización.
Elementos mínimos que debería proporcionar:
- Propósito y alcance del documento.
- Principales responsabilidades éticas.
- Principios y valores de la cultura de la organización.
- Inclusión del canal de denuncias.
- Lineamientos para actuar con integridad en nuestro lugar de trabajo respetando a las personas y colaboradores, buen relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y los actores sociales de interacción con la empresa y las definiciones de comportamiento que defina el Directorio y Cultura de funcionamiento
- Lineamientos para actuar con integridad en el Mercado con transparencia, competencia justa, cumplimiento normativo y respeto y protección de la información
- Lineamientos de cuidado de la sociedad
- Determinación de sanciones, que conversaremos en este artículo.
Medidas disciplinarias ante incumplimientos
Enunciamos a continuación los principales elementos de la Política y Procedimiento de Sanciones basadas en la Cultura de Cumplimiento Corporativo y Regulatorio:
1. Política y procedimiento sancionatorio
Lineamientos básicos a tener en cuenta:
- Confeccionar los documentos en base a lineamientos regulatorios y Cultura Ética y Compliance
- Contar con la aprobación del funcionamiento para su aplicación por parte del Directorio / Consejo de Dirección de la organización
- Comunicar por las vías habilitadas de la empresa
- Capacitar a los empleados y partes interesadas que realizan actividades con la empresa
- Determinar las sanciones proporcionales a las faltas cometidas
- Garantizar el análisis, soporte y evidencia para la aplicación de sanciones
- Confeccionar informes y presentaciones sobre la resolución de casos
2. Listado de desvíos y sanciones
Es nuestro deber informar con claridad y transparencia un listado de incumplimientos y las consecuencias de
los actos indebidos ejecutados.
Para lo cual proporcionamos principales “Issues” de aplicación:
● Elaborar una matriz de incumplimientos que distinga entre:
- Desvíos “Forma”: errores en la aplicación de procesos o políticas;
- Desvíos “Fondo”: conductas que constituyen faltas graves o delitos.
● Determinación de las sanciones a ser aplicadas, que según el incumplimiento pueden ser:
- Llamado de atención verbal;
- Amonestaciones;
- Suspensiones de empleo o pago de salario;
- Despido disciplinario;
- Desvinculación con causa y proceso legal; entre otras categorías que cada organización determine.
3. Comité de Ética y resolución de casos
Para garantizar una gestión ética eficaz, se recomienda conformar un Comité de Ética con una estructura clara, funciones definidas y procesos formales de resolución de casos.
- Política y Estatuto del funcionamiento: definir roles, responsabilidades, reglas de decisión y formatos de reporte.
- Integración del Comité: incluir al menos un miembro del Directorio o Consejo de Administración, el Responsable del Canal Ético, representantes de Gestión de Personas, Legales, Auditoría y otros actores relevantes que sean necesarios participar según el caso.
- Documentación formal: confección de minutas y actas de cada sesión.
- Proceso de análisis: establecer la modalidad de presentación y evaluación de investigaciones derivadas de denuncias.
- Protocolo de sanciones: aplicar medidas disciplinarias conforme a la gravedad del caso y las políticas internas.
- Periodicidad de reuniones: definir una frecuencia mínima para el seguimiento de casos.
- Monitoreo y control: realizar seguimiento de las investigaciones y sanciones aplicadas, asegurando trazabilidad y mejora.
La gestión eficiente del canal también puede beneficiarse de tecnologías emergentes. En nuestro artículo sobre Inteligencia Artificial aplicada a la línea ética exploramos cómo el uso responsable de IA mejora la trazabilidad, análisis de datos y resolución de casos complejos.
Soluciones Resguarda: ética aplicada con tecnología y experiencia
Resguarda ofrece un servicio integral caracterizado por su experiencia especializada, innovación constante y adaptación a las últimas tendencias tecnológicas. Su enfoque se basa en la escucha activa de las necesidades de sus clientes, promoviendo la mejora continua y el cumplimiento normativo regional e internacional
Conozca más en www.resguarda.com o solicite una demo personalizada para diseñar un sistema ético que proteja su organización.
Conclusión
Cumplir con los lineamientos internacionales ya no es una aspiración, sino una exigencia para cualquier organización seria. Integrar un canal de denuncias alineado a estos estándares permite mitigar riesgos, reforzar el compliance y construir una cultura corporativa resiliente.
Solicite una demo con Resguarda y asegure el cumplimiento global de su canal de denuncias.