El valor del tablero de control en SIGI
La tecnología es un recurso estratégico esencial para supervisar Sistemas de Gestión de Irregularidades (SIGI). El desafío no radica solo en recolectar datos, sino en convertirlos en insights accionables para decisiones efectivas.
Esta perspectiva complementa lo analizado en nuestra nota sobre SIGI e ISO 37002: sistema de gestión de irregularidades y cumplimiento normativo, donde se exponen los fundamentos del sistema.
Para garantizar una gestión robusta, es imprescindible contar con un Tablero de Control que integre indicadores clave (KPIs) para detectar alertas, riesgos emergentes y desvíos operativos, elevando la transparencia y presentando evidencia clara del proceso.
1. Implementación de un Tablero de Control para SIGI
1.1 Objetivos del tablero
- Reflejar objetivos del SIGI en indicadores claros y metas definidas.
- Diagnosticar el estado y evolución del sistema.
- Comunicar prioridades al equipo encargado del canal.
- Seleccionar indicadores relevantes; priorizar calidad sobre cantidad.
- Alinear estos indicadores con la cultura ética y el programa de compliance.
- Facilitar la toma de decisiones con datos confiables y en tiempo real.
1.2 Arquitectura de la información
El tablero se estructura desde lo general a lo particular. Cada organización debe adaptar la arquitectura a sus necesidades, considerando:
- Objetivos estratégicos
- Valores corporativos
- Cultura ética
- Cumplimiento normativo
1.3 Gobierno de datos
- Designar un responsable del tablero de control.
- Seleccionar software de aplicación adecuado.
- Definir políticas y procedimiento del buen uso.
- Planificar con cronograma (tipo Carta Gantt).
- Generar reportes periódicos para el Comité de Gestión.
2. Modelos para organizar la información
Se puede estructurar indicadores según:
- Variables críticas: elementos clave en el corto y mediano plazo.
- Procesos clave: indicadores por áreas funcionales.
- Unidades de Negocio: segmentación operativa.
- Perspectivas: modelo Balanced Scorecard (finanzas, operaciones, clientes, aprendizaje).
3. Selección y definición de indicadores clave para un SIGI eficiente
3.1 Características esenciales
- Relevancia y escasez: pocos indicadores pero significativos, evitando redundancias y enfocándose en aspectos críticos del sistema
- Oportunidad de la información: deben permitir la toma de decisiones en el momento en el que ocurren los hechos, facilitando la acción inmediata
- Diversidad de enfoque: incluyendo indicadores Cuantitativos y cualitativos: como, por ejemplo: 1) Encuestas de utilización del canal; 2) Clima organizacional; 3) Cumplimiento de políticas, procedimientos e instructivos
3.2 Parámetros técnicos para cada indicador
- Alcance: es el período de tiempo y fecha que cubre el indicador
- Nivel de Apertura: profundidad o segmentación de la información (por área, unidad de negocio, tipo de denuncia, etc)
- Frecuencia de actualización: que es el período de tiempo que definimos para la actualizar los datos (diario, mensual, quincenal, trimestral, etc)
- Fuente de datos: origen confiable de la información (sistemas internos, encuestas, registros del canal)
- Referencias o benchmark: valores de comparación para medir desvíos del cumplimiento normativo y cultura ética
- Alarma/s: niveles de desempeño definidos como exitoso, aceptable o inadecuado, representados comúnmente con colores tipo semáforo verde, amarillo y rojo
4. Indicadores de gestión para un SIGI: tecnología, IA y Metodología Ágil
4.1 Indicadores generales
- Status de casos: seguimiento por etapa (recepción, análisis, derivación, resolución, cierre, planes de acción, mejora continua)
- Estadística por tipo de denuncia: análisis de conceptos para definir acciones preventivas y campañas de concientización.
- Aging de tiempos de respuesta: control de casos pendientes y eficiencia en la resolución.
- Indicadores de comunicación y capacitación: evaluación de usuarios capacitados, accesos al canal ético y actividades realizadas.
- Conocimiento del servicio: encuestas a usuarios sobre:
1) Familiaridad con los valores y el Código de Ética
2) Participación en capacitaciones de Cultura Organizacional
3) Ejemplos de aplicación de valores en tareas diarias
4) Resolución de dilemas éticos
5) Conocimiento y disposición a usar el canal ético
4.2 Ejemplos clave
- Número de incumplimientos al Código de Ética.
- Denuncias recibidas por tipo y concepto.
- Colaboradores que no usan el canal, segmentados por motivo.
- Casos en proceso, pendientes, derivados o cerrados.
- Planes de acción pendientes de resolución.
- Riesgos detectados durante la investigación.
4.3 Indicadores de protección del denunciante
La protección del denunciante es un eje central del SIGI. Los indicadores clave incluyen:
- Evaluación de desempeño post-denuncia.
- Monitoreo de salud física y mental.
- Tasa de rotación tras denuncia.
4.4 Tecnología de aplicación
- Uso de Software con dashboards dinámicos.
- Integración con sistemas de Gestión de Personas, Compliance y Gestión Documental.
- IA para análisis predictivo y detección de patrones.
- Metodología ágil para mejorar indicadores.
Este enfoque complementa lo desarrollado en el artículo sobre Inteligencia Artificial aplicada a la línea ética.
5. Soluciones Resguarda aplicadas al SIGI
- Plataforma certificada, segura y trazable.
- Alineación normativa local e internacional.
- Innovación tecnológica.
- Soporte especializado y regional.
Para más información o solicitar una demo personalizada, visita www.resguarda.com .
Conclusión
Contar con indicadores bien seleccionados en un SIGI permite transformar datos en decisiones estratégicas, reactivas y alineadas con los objetivos éticos y regulatorios de la organización. Esto no solo mejora la eficiencia operativa y la continuidad del negocio, sino que también eleva la cultura de compliance.
