En un entorno empresarial cada vez más exigente en términos de transparencia, integridad y responsabilidad, contar con una línea ética efectiva ya no es una opción, sino una necesidad estratégica. Más allá de cumplir con las normativas, la línea ética de Resguarda fortalece la cultura organizacional, protege la reputación de la empresa y genera confianza entre colaboradores, clientes y socios.

Este artículo presenta lecciones clave, factores de éxito y buenas prácticas para consolidar una línea ética que funcione de manera efectiva y genere valor para la organización, con foco en la tecnología, el management y el factor humano como pilares del éxito.

¿Cómo medir el éxito de un canal de denuncias?

Una vez implementada la línea ética, es fundamental evaluar su efectividad. Para ello, deben considerarse varios factores clave que aseguren no solamente el cumplimiento del Programa de Compliance normativo, sino también la confianza de los usuarios para su uso y la gestión adecuada en base a la detección de fraudes e irregularidades.

Contamos con los siguientes elementos a tener en cuenta:

1. Herramientas y Recursos Tecnológicos

• Software especializado de Gestión de Cumplimiento: Permite administrar los casos de forma segura, trazable y eficiente.
• Tablero de Control con Indicadores: Incluye clasificación de casos, tiempos de resolución, focos de riesgo, reincidencias.

2. Acceso y Confidencialidad

• Acceso Restringido: Sólo personas autorizadas pueden revisar casos e investigaciones

• Confidencialidad Garantizada: Protección de la identidad de los involucrados y de la información.

3. Transparencia y Gestión de Casos

• Transparencia y Objetividad: Desde la recepción hasta la resolución de los casos.

• Debida Diligencia: Aplicada en entrevistas e investigaciones internas.

• Política y Procedimiento del Buen Uso del Canal: Deben ser comunicados a los usuarios.

4. Protección al Denunciante

• Política Clara y efectiva de Protección: Prohíbe expresamente cualquier tipo de represalia.

• Confianza y Cuidado de las personas: en el tratamiento y proceso de los casos.

• Posibilidad de denuncia anónima o con identificación

5. Compromiso Institucional:

• Compromiso de la Alta Dirección: Impulsa el cumplimiento de políticas y fortalece la cultura organizacional.

• Formación y Capacitación: Comunicación activa sobre funciones y objetivos del canal.

6. Accesibilidad y Participación de los usuarios:

Canal disponible 24/7, fácil de usar, accesible para empleados, proveedores y terceros relevantes.

7. Evaluación y Mejora Continúa

Revisión Periódica del Funcionamiento: Incluye auditorías externas para validar procesos y detectar riesgos.

Matriz de Riesgos Actualizada: Retroalimentada con información del canal y hallazgos de investigaciones y acciones de control para la gestión de riesgos digitales.

8. Régimen Disciplinario:

Sistema Sancionatorio Adecuado: Aplicar sanciones por incumplimientos de leyes y/o normas internas de la organización.

9. Cultura Organizacional:

• Contribución a una Cultura Ética y Resiliente: El canal debe fortalecer la transparencia y la integridad organizacional.

Buenas prácticas internacionales: Guía del Departamento de Justicia de EE. UU.

El Departamento de Justicia de EEUU (DOJ) incorpora una serie de preguntas como buenas prácticas para la gestión efectiva de Reportes Confidenciales e Investigaciones, que se generan una vez que iniciamos los protocolos y procedimientos de análisis de los casos denunciados en el software de la línea de ética empresarial Resguarda.

Analicemos diversos aspectos de aplicación para el proceso que nos recomienda la guía sobre las siguientes preguntas:

Efectividad del Sistema:

• ¿Cómo ha recopilado, analizado y utilizado la información de los casos denunciados?

• ¿Cómo ha evaluado la seriedad de las acusaciones que recibió y generó el resguardo de la información?

• ¿Cómo se ha protegido al denunciante y a las personas que participan en el proceso?

Investigaciones Internas:

• ¿Cómo ha asegurado la compañía que las investigaciones hayan tenido el alcance adecuado, hayan sido independientes, objetivas, se llevaron correctamente y estén debidamente documentadas?

• ¿Se ha identificado la causa raíz de la irregularidad, las vulnerabilidades del sistema y las fallas en la rendición de cuentas, incluso entre los altos ejecutivos?

• ¿Cuál ha sido el proceso para responder a los hallazgos de la investigación interna?

Casos de éxito: implementación efectiva del canal de denuncias con Resguarda

A continuación, en el marco de nuestra serie de buenas prácticas en ética empresarial, presentamos dos casos de empresas que realizaron la implementación de la línea ética Resguarda de forma exitosa y efectiva en sus organizaciones y nos transmiten sus experiencias y comentarios:

Caso1: Empresa Salud Digna – México

En una entrevista exclusiva con José Luis Terrazas, Responsable de Auditoria & Gestión del Comité de Ética, exploramos los pilares que han permitido consolidar la línea ética efectiva y confiable en su organización.

Durante la conversación, Terrazas compartió los principales lineamientos que sustentan el éxito, destacando los siguientes:

• 3 elementos claves del Servicio de Resguarda: Atención al cliente – Constante Innovación y Confiabilidad del software de la línea ética

• Disponibilidad: del canal para poder realizar denuncias 24/7 y disponibilidad y resolución de la Atención al Cliente

• Acciones de mejora gracias al canal: detección de la causa raíz de los problemas, gestión de riesgos, foco en control & auditoría, escucha activa, fortalecimiento de los valores y cultura de la organización

• Cliente Resguarda desde hace más de 9 años

Caso 2: Empresa Grupo Transregio- México

A través del testimonio de Adrián Ramirez Gerente de Auditoria Interna del grupo empresarial mexicano, conocemos los factores que han sido clave para consolidar el canal de denuncias efectivo en su organización.

• 3 elementos claves del Servicio de Resguarda: Experiencia & Debida Diligencia – Servicio y Dedicación - Confiabilidad

• Software de fácil implementación y utilización ágil y herramienta de detección y actualización tecnológica continua.

• Confianza en la empresa y su servicio

• Cliente Resguarda desde 2013

Soluciones Línea Ética Empresarial Resguarda

Resguarda ofrece un servicio integral caracterizado por su experiencia especializada, innovación constante y adaptación a las últimas tendencias tecnológicas. Su enfoque se basa en la escucha activa de las necesidades de sus clientes, promoviendo la mejora continua, el cumplimiento de las regulaciones locales e internacionales para los canales de denuncia.